ビジネス英語を使ったメールを作ったが、 自分の表現や英文が正しいのか分からないーこの4つを意識しましょう
こんにちは、オーデイーエーです！
今日は、
ビジネス英語を使ったメールを作ったが、
自分の表現や英文が正しいのか分からないと悩んでいる人に向けた記事です。
そんな人に向けて、気をつけるべき4つのポイントを紹介します。
本記事の内容
- 4つのポイントの紹介
- まとめ
この記事を書いている人
読者さんに向けて前置きメッセージ
この記事を読むことで、
読み手に短い時間で正確に自分の考えを伝えられるようになると思います。
実際に、私もこの4つを意識したことで、
短い時間でメールを作成する事ができ、
周りの人から｢読みやすかったよ｣と言って貰いました。
ですので、少しでも役に立てばと思い書きました。
4つのポイントの紹介
この4つのポイントを気をつけましょう。
- 1文はなるべく10語以内、文全体が短くなっているのか
- 文頭の5語程度を読んで意味が伝わる文になっているのか
- 複合名詞や分詞の修飾などを用いて簡潔な表現になっているか
- 3パラグラフ程度に抑えられているのか
では、一つ一つ気をつけるべきポイントを説明していきます。
1文はなるべく10語以内、文全体が短くなっているのか
10語以上になると、読み手が要点をつかむのに時間がかかるだけでなく、
書き手自身が内容や表現を確認するのに時間がかかってしまうからです。
ですので、まずは、1文10語以内に収まっているのかを確認しましょう。
文頭の5語程度を読んで意味が伝わる文になっているのかを確認する
文頭5語程度の中に、S･V･(O･C)などが入っていないと、要点をつかみにくいためです。
形式が違いますがリスニングの問題でも、
初めにS･Vがきている問題は理解しやすいですよね。
それと同じで文頭5語程度の中に、S･V･(O･C)がきていると、
読み手にとって読みやすい文となります。
ですから、文頭5語程度の中に、S･V･(O･C)などの重要な情報が収まっているのかを
確認しましょう。
複合名詞や分詞の修飾などを用いて簡潔な表現になっているか
例えば、複合名詞や分詞の修飾などを使わず
前置詞を使ってthe schedule of our projectと表現にしてしまった場合、
1文が長くなり、読み手が理解するのに時間がかかってしまいます。
しかし、
複合名詞を使うことで、
our project やour project scheduleと表現でき、
読み手がストレスを感じることなく読める文章となります。
前置詞を使い過ぎていないか、複合名詞や分詞の修飾などを使って
簡潔にまとめられているのかを確認しましょう。
3パラグラフ程度に抑えられているのか
5つもパラグラフがあると、
読み手が1回で要点をつかむのに時間がかかってしまいます。
ですから、
3パラグラフ程度で結論、背景、理由、条件などを伝えるようにしましょう。
まとめ
今回は、
ビジネス英語を使ったメールを作ったが、
自分の表現や英文が正しいのか分からないと悩んでいる人に向けて記事を作りました。
今回は以上です。最後まで読んで下さってありがとうございます。
